quarta-feira, 24 de janeiro de 2007

  Como criar um índice analítico no Word

Muitas vezes, digitamos trabalhos, relatórios ou textos em geral que possuem divisão em capítulos ou partes. Quando o texto é muito longo, sentimos a necessidade (ou somos obrigados a fazer isso por legítima e espontânea pressão de entidades reguladoras como a ABNT, por exemplo) de colocar um sumário numa das primeiras páginas do arquivo indicando as páginas onde se encontram cada uma das partes do texto. Há várias maneiras que isso pode ser feito, e o modo de fazer varia conforme o processador de texto utilizado, o grau de familiaridade do usuário com a interface do programa, e os recursos oferecidos pelo software.

No Microsoft Word*, é possível criar um índice totalmente manual (para isso, basta digitar os itens e as páginas um a um numa das primeiras páginas do texto – trabalhoso, mas extremamente simples), um índice mais ou menos manual (é preciso digitar alguns comandos, mas ao final o processador de texto faz a tarefa árdua de migrar os títulos das páginas em que estão para o início do texto) e de forma automática.

A forma que vou detalhar passo-a-passo abaixo é a segunda: a criação de um índice parcialmente manual, simples de fazer, e bastante útil para criar índices de arquivos de texto relativamente longos sem demandar muito esforço.

Esse índice pode ser criado com o documento já pronto. Na dúvida, é recomendável testar antes com um texto fictício (não quero ser acusada de ter contribuído para a destruição de um documento importante).

Considerando-se um texto hipotético como o que segue:

1. Introdução
Isto é uma introdução.
2.Primeiro item
Este é o primeiro item.
2.1. Subitem
Este é o primeiro subitem.
2.2. Subitem
Este é o segundo subitem.

Eis os passos:

1) Selecione, no texto do documento, a primeira parte do texto que você gostaria de incluir no índice e pressione, ao mesmo tempo, as teclas ALT + SHIFT + O (letra “ó”, e não “zero”). No exemplo acima, bastaria selecionar o trecho “1. Introdução” e apertar as teclas referidas.
2) Na caixa de nível que se abrirá sobre a tela, selecione o nível e clique em “Marcar”. (O nível 1 é alinhado à esquerda, o nível 2 fica mais para dentro, o nível 3 fica mais para dentro ainda... e assim por diante). No caso do exemplo, o item 1 ficaria no nível 1. Observação: ao pressionar “Marcar” pela primeira vez, o modo de exibição de texto será alterado para a exibição com marcadores de espaço e parágrafos. Não é preciso se assustar. Basta apertar no botãozinho correspondente da barra de ferramentas que o texto voltará ao “normal”.
3) Para marcar as entradas adicionais, basta selecionar o texto seguinte, clicar na caixinha aberta na primeira vez em que se pressionou ctrl alt o (e que não deveria ter sido fechada até então, porque este passo-a-passo fajuto ainda não disse para fechá-la ;P), selecionar o nível e clicar em “Marcar”. (Okay, okay. Se você fechou a caixinha logo na primeira vez, não precisa de desesperar: basta apertar ctrl alt o novamente para que ela “ressurja das cinzas”). E assim sucessivamente. No exemplo, o item 2. ficaria em nível 1, e os itens 2.1 e 2.2. poderiam ser marcados em nível 2. Quando você terminar de incluir as entradas no índice, basta clicar em “Fechar”. (Sim, agora é permitido fechar a caixinha de diálogo do processador de textos).
4) Após ter selecionado os itens que irão fazer parte do índice no meio do texto, volte para o lugar reservado para colocar o índice no início ou no fim do documento. Coloque o cursor no local onde você deseja incluir o índice.
5) Vá ao menu “Inserir”, e escolha a opção “Índices” e lá dentro escolha a opção “Índice analítico”.
6) Clique no botão “Opções”.
7) Na tela de Opções, clique no quadradinho para selecionar a opção “Campos de entrada de índices”.
8) Desmarque o quadradinho ao lado da palavra “Estilos”.
9) Clique em “OK”, e você deverá voltar para a tela de formatação de índice analítico. Agora basta escolher os detalhes finais (como o modelo do índice, e o que será usado para preencher o espaço entre a palavra e o número da página) e clicar em OK. Como num passe de mágica, um índice de acordo com as suas especificações deverá aparecer no local indicado no texto. Ele deverá parecer com o esquema abaixo:

1. INTRODUÇÃO ........................ 1
2. PRIMEIRO ITEM ..................... 1
....2.1 SUBITEM ......................... 1
....2.2 SUBITEM ......................... 1


Se por acaso você for continuar digitando o texto, e a numeração das páginas se alterar, basta apagar o índice adicionado, e repetir o processo para incluí-lo novamente (a partir do passo 5). Um novo índice será colado com a numeração correta :)

Simples. Fácil. Prático. E eu não sei como consegui viver vinte anos da minha vida sem saber fazer isso.

--

* Obs.: testado nas versões 97 e 2000 do software. Nas demais versões pode haver diferenças mínimas de funcionamento.

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Comentários:

Blogger w1zard disse:
no editor de textos do openOffice existe uma opção para atualizar o índice. acredito que no MS Word tbm tenha. Basta um clique com o botão direito no índice e ele será atualizado, sem precisar recriá-lo.
 
Anonymous Thaynara disse:
Brilhante, Gabriela.
Seu blog está cada vez melhor.
Um abraço
 
Blogger Fernanda Maia Arruda disse:
Gabi é utilidade pública :D

(o word pra mim ainda esconde muitoos mistérios!)
 
Blogger Gabriela Zago disse:
Agora fiquei curiosa. Vou virar o Word de cabeça para baixo até encontrar alguma função parecida com a do OpenOffice... :P

E o Word é uma caixinha de surpresas... :p
 
Anonymous rafaelgimenes disse:
vc me deu a idéia de fazer um desse pro open office
 
Anonymous poor_mean - cristian disse:
É isso ae Gabriela Zago (EHEHEHEH.. parece quando tá zangado e fala o nome completo).. vc deu uma aula de Word Avançado!!! :D

Quando fica pronto o meu diploma mesmo?! xP

Vamos lá.. uma ajudinha aí

No Office XP a parte de "índices" está em "Inserir", "Referência" e aí "Índices..."
Esse é o detalhe diferente no Office XP!
Não sei como é no 97 e 2000.

Outra coisa é refente ao "atualizar" que o w1zard disse. Pode ser alterado sim no Office tbm, como minha base é o XP (Mas creio q no 97 e 2000 tbm seja o mesmo) é só clicar em cima do índice criado e clicar com o botão direito e depois "atualizar campo".
Irá aparecer uma nova janela.. nessa nova janela há duas opções: "Atualizar apenas os números de página" ou "Atualizar o índice inteiro".
Não preciso nem explicar, certo?

Outro detalhe interessante é que se for um texto muito longo e se não quiser ir 'baixando a bolinha do mouse' ou a barra do lado para ir até aquela página e conferir, vc pode clicar com "ctrl" e em cima do índice da página que gostaria de ir. Será q deu para entender?! :P

Enfim.. Como Fernanda disse: "Gabi é utilidade pública :D"

E terminando com a frase da própria Zago.. ehehehehehhee.. "E o Word é uma caixinha de surpresas... :p"
Tirando a sátira aos melhores do mundo, ele é literalmente uma caixinha de surpresas pq por mais que vc mexe nele.. sempre vc descobre um detalhe a mais que facilita a sua vida. É incrível! x)

Por exemplo, eu não sabia dessa de apertar "alt+shift+o". Eu fazia pelo caminho mais longo.. ehehehehehehehe.. que é pela barra de "estrutura de tópicos"!!! :P

Mas é isso ae..

Beijosss...
 
Blogger Gabriela Zago disse:
Que bom que a dica serviu para alguma coisa :)

No 97/2000, basta clicar no índice (sem pressionar ctrl) para ser automaticamente redirecionado para a página do texto correspondente :)
 


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